Conseil du mois

Les dix erreurs à éviter quand on renégocie son bail de bureaux :

1. Commencer à négocier trop tard
Comme chacun le sait, la précipitation est mauvaise conseillère. Pour mettre toutes les chances de votre côté, commencez la négociation 18 à 24 mois avant la prochaine échéance de votre bail. Il n’est jamais trop tôt pour bien faire !

2. Manquer de clarté
Commencez par déterminer les objectifs de votre bail. Quelles sont vos priorités ? Est-ce la flexibilité ? Un prix le plus bas ? La croissance ? Ou encore l’optimisation de votre espace de travail ? Il est important de définir vos besoins et de les synthétiser.

3. Méconnaître le marché immobilier
La transparence ne va pas forcément de soi dans le secteur locatif des bureaux. La plupart des agents ont des intérêts conflictuels. Optez donc pour un conseiller à 100% indépendant, impartial, qui n’a aucun conflit d’intérêts avec les propriétaires. Un conseiller qui connait aussi les opportunités du marché en profondeur et pas seulement les exclusivités des agents immobiliers !

4. Méconnaître le marché belge et ses règles
Votre propriétaire est un professionnel de l'immobilier. Ne minimisez pas ses compétences ! Il connaît en effet le marché et ses règles. Assurez-vous de négocier à armes égales en tant que locataire.

5. Méconnaître le contrat
Un bon contrat de location signifie bien plus qu’un loyer compétitif ou quelques mois de gratuité. Prêtez donc attention aux clauses mentionnées notamment la flexibilité et les frais liés aux charges communes. Les mauvaises surprises seront évitées grâce à la vigilance, l’anticipation et une bonne connaissance du dossier.

6. Méconnaître la contrepartie
Certains propriétaires sont en difficulté avec du vide locatif, d'autres pas. Connaître leur situation permettra d’anticiper et de saisir les meilleures opportunités. Un « Tenant Representative » expérimenté avec l’« Inside information » pourra vous guider.

7. Zapper le chef de projet
Pour optimiser les résultats, le mieux est de nommer un chef de projet au sein de votre organisation. En effet, un projet non coordonné entraîne une perte de temps. A l’inverse, une bonne préparation et une discipline stricte sont la clé du succès et de l’économie.

8. Mal évaluer l’espace de travail
Ne l’oubliez pas : les mètres carrés superflus sont les plus onéreux. Aujourd’hui, de nouvelles solutions informatiques et des concepts innovants d’aménagement et de mobilier permettent de créer un « smart office ». Du coup, les mètres carrés sont adaptés aux besoins réels de votre société et les coûts locatifs revus à la baisse.

9. Ne pas anticiper ses besoins
Bien des choses peuvent se passer durant votre bail. Ne perdez pas de vue que vos besoins d’espace seront probablement revus à la baisse ou à la hausse au fil du temps. Faites-en sorte de bénéficier d’une bonne évaluation de votre besoin d'espace avant de signer votre contrat.

10. Trop compter sur les « bonnes » relations
Beaucoup de locataires de bureaux pensent qu’une bonne relation avec le propriétaire ou le gérant sont le gage d’une négociation réussie. Dans la réalité, les propriétaires donneront pourtant priorité à leurs intérêts plutôt qu’aux relations personnelles. L’idéal est de bien s’entourer : un négociateur 100% indépendant et expérimenté vous permettra d’éviter les 10 erreurs les plus courantes, tout en offrant des réductions maximales de loyer, et un bilan financier optimalisé.